Kancelaria Radcy Prawnego

Emilia Więsław

Kto musi wdrożyć „sygnalistów”? Na czym polega ochrona sygnalistów? Czy jest już ustawa?

W dyrektywie w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ustanowiono zasady i procedury dotyczące ochrony „sygnalistów”, czyli osób, które zgłaszają informacje uzyskane w kontekście związanym z pracą na temat naruszeń prawa UE w kluczowych dziedzinach polityki. Naruszenia obejmują zarówno niezgodne z prawem działania lub zaniechania, jak i nadużycia prawa.

Zarówno dyrektywa unijna, jak i ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa nakładają obowiązki, które obciążają pracodawców.

UMÓW SIĘ NA KONSULTACJĘ

nAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA:

Kiedy zaczynają obowiązywać przepisy o sygnalistach?

Polska ustawa o sygnalistach powinna być wprowadzona już w grudniu 2021 roku, ale do tej pory to nie nastąpiło. Obecnie (stan na 26.02.2024 r.) projekt ustawy znajduje się w sejmie i oczekuje na uchwalenie. Od momentu jego obowiązania prawdopodobnie wszystkie podmioty, na które ustawa nakłada obowiązki, będą miały bardzo mało czasu (najpewniej 14 dni) na wprowadzenie nowych przepisów w swojej organizacji.

Czy jest już ustawa o sygnalistach?

Ustawa o sygnalistach jeszcze nie obowiązuje. Jej projekt znajduje się w sejmie (prace parlamentu można śledzić tutaj).

Z racji tego, że ustawa nadal nie została przyjęta, a termin na wdrożenie upłynął już dawno, można odwoływać się do bezpośredniej skuteczności dyrektywy (direct effect). Jak wynika z tej zasady, sądy mają obowiązek uwzględnienia w swoim rozstrzygnięciu, tam gdzie jest to konieczne, przepisów prawa UE. Przepisy te muszą być jednak precyzyjne i bezwarunkowe. Dlatego tak istotne jest, by ustawa została jak najszybciej przyjęta, chociaż zdarzają się już sprawy, w których obywatele powołują się bezpośrednio na dyrektywę.

Na czym polega ochrona sygnalistów?

Ochrona sygnalistów, znana również jako whistleblowing, to zespół mechanizmów prawnych i organizacyjnych mających na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości. Celem tej ochrony jest zachęcenie do ujawniania nadużyć i zapobieganie im, a także zapewnienie bezpieczeństwa sygnalistom przed działaniami odwetowymi.

Jakie obowiązki wynikają z przepisów o sygnalistach?

Obowiązki, jakie wynikają z przepisów o sygnalistach to między innymi:
1. Utworzenie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń, w tym:
– Określenie kanałów zgłaszania (np. infolinia, platforma internetowa, dedykowany adres e-mail).
– Zapewnienie poufności zgłoszeń i ochrony danych osobowych sygnalisty.
– Wyznaczenie osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
– Określenie terminów rozpatrywania zgłoszeń i informowania sygnalisty o podjętych działaniach.

2. Przeprowadzanie szkoleń dla pracowników w zakresie procedury zgłaszania naruszeń.

3. Ochrona sygnalisty przed działaniami odwetowymi:
– Zakaz zwalniania, dyskryminowania lub mobbingu sygnalisty.
– Zapewnienie sygnaliście odpowiedniego wsparcia psychologicznego i prawnego.

4. Prowadzenie rejestru zgłoszeń:
– Dokumentowanie informacji o zgłoszeniu, podjętych działaniach i ich efektach.
– Zapewnienie dostępu do rejestru dla upoważnionych osób.

5. Przygotowanie corocznego raportu o zgłoszeniach:
– Prezentowanie statystyk dotyczących zgłoszeń i podjętych działań.
– Udostępnianie raportu publicznie.

Uwaga:
Powyższe obowiązki są aktualne na dzień 26.02.2024 i mogą ulec zmianie w ostatecznej wersji ustawy.

Jakie przepisy chronią sygnalistę?

Kompleksową regulacją dotyczącą sygnalistów ma być projektowana ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Jak wynika z art. 1 pkt 2) projektu ustawy reguluje ona środki ochrony osób zgłaszających lub publicznie ujawniających informacje o naruszeniach prawa.

Z projektu ustawy wynika między innymi, że:
– wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań (art. 11 projektu);
– jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowanie działania odwetowe polegające w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego

Czy ustawa o sygnalistach weszła w życie?

Nie, ustawa o sygnalistach nie weszła jeszcze w życie (stan na 26.02.2024).

Historia projektu:
Dyrektywa UE o ochronie sygnalistów, która miała zostać wdrożona do polskiego prawa do 17 grudnia 2021 r., nie została zaimplementowana na czas.
Prace nad projektem ustawy o sygnalistach w Polsce rozpoczęły się w 2021 roku, ale rządowi nie udało się ich dokończyć.
Obecnie trwają prace nad projektem ustawy z dnia 8 stycznia 2024 r. Rząd planuje przyjąć projekt w I kwartale 2024 r., ale nie ma jeszcze konkretnej daty wejścia ustawy w życie.

Możliwe scenariusze:
Ustawa może wejść w życie w 2024 roku, ale nie ma pewności.
Istnieje ryzyko, że Polska poniesie karę za niewdrożenie dyrektywy UE.

Obecna sytuacja:
Brak ustawy o sygnalistach nie oznacza, że zgłaszanie nieprawidłowości jest nielegalne.
Osoby zgłaszające naruszenia prawa mogą nadal korzystać z dostępnych kanałów zgłaszania, np.:
– Wewnętrzne kanały zgłaszania w firmach
– Zewnętrzne kanały zgłaszania, takie jak Rzecznik Praw Obywatelskich lub Państwowa Inspekcja Pracy
– Organy ścigania

Kto może być sygnalistą?

Zgodnie z projektem ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym do:
1) pracownika,
2) pracownika tymczasowego,
3) osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4) przedsiębiorcy,
5) akcjonariusza lub wspólnika,
6) członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
7) osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
8) stażysty,
9) wolontariusza,
10) praktykanta,
11) funkcjonariusza, w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin,
12) żołnierza w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

Dodatkowo sygnalistą może być też osoba fizyczna wymieniona powyżej, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, lub gdy taki stosunek już ustał.

Jakich pracodawców obejmują przepisy o sygnalistach?

Jak wynika z projektu ustawy (art. 23) przepisy o sygnalistach mają zastosowanie do:
1. podmiotu prawnego, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób.
2. każdego podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
3. podmiotu prawnego będącego jednostką samorządu terytorialnego (z wyłączeniem jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców)

Czy pracodawca ma obowiązek przeszkolić pracowników z przepisów dotyczących sygnalistów?

Pracownicy powinni zostać zapoznani z procedurą zgłaszania naruszeń, ten obowiązek obciąża pracodawcę, więc należy przyjąć, że pracodawca ma obowiązek przeszkolić pracowników z tej materii.
Szkolenie powinno obejmować:

1. Informacje na temat procedury zgłaszania naruszeń:
– Dostępne kanały zgłaszania.
– Zasady poufności i ochrony danych osobowych.
– Terminy rozpatrywania zgłoszeń.

2. Korzyści płynące z sygnalizowania nieprawidłowości:
– Ochrona przed działaniami odwetowymi.
– Możliwość przyczynienia się do poprawy bezpieczeństwa i uczciwości w firmie.

3. Znaczenie poufności zgłoszeń i ochrony sygnalistów:
– Zakaz ujawniania tożsamości sygnalisty.
– Odpowiedzialność za naruszenie poufności.

Szkolenie powinno być przeprowadzone w sposób rzetelny i zrozumiały dla wszystkich pracowników. Pracodawca powinien również zapewnić pracownikom dostęp do materiałów edukacyjnych na temat sygnalizowania naruszeń. Chcesz zamówić szkolenie dla swojej firmy? Skontaktuj się z Kancelarią.

umów się na konsultację w sprawie sygnalistów

Umów się i dowiedz się, czy przepisy o sygnalistach dotyczą Twojej firmy, jakie kroki musisz podjąć, żeby wdrożyć wewnętrzną procedurę. Spotkamy się w Kancelarii w Białymstoku lub online.

KONTAKT

co oferujemy?

DOKUMENTACJA:

procedura wewnętrzna dla Twojej firmy;
pakiety dokumentacji dla pracowników
wszystko dostosowane do RODO

przyjmowanie zgłoszeń w imieniu twojej firmy:

usługa zewnętrznego podmiotu przyjmującego zgłoszenia
przejęcie obowiązków pracodawcy
bieżące doradztwo i pomoc prawna

SZKOLENIA:

szkolenie stacjonarne dla pracowników
szkolenia online na żywo
szkolenia online zakończone testem

WDROŻENIA przepisów (sygnaliści + RODO) w twojej firmie:

wdrożenie procedury wewnętrznej i polityki ochrony danych osobowych
szkolenia z RODO i przepisów o sygnalistach
bieżące doradztwo i pomoc z zakresu RODO i przepisów o ochronie osób zgłaszających naruszenia praw

Kancelaria Radcy Prawnego

Emilia Więsław

Kto musi wdrożyć „sygnalistów”? Na czym polega ochrona sygnalistów? Czy jest już ustawa?

nAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA:

umów się na konsultację w sprawie sygnalistów

co oferujemy?

DOKUMENTACJA:

przyjmowanie zgłoszeń w imieniu twojej firmy:

SZKOLENIA:

WDROŻENIA przepisów (sygnaliści + RODO) w twojej firmie:

ostatnie wpisy o ochronie sygnalistów:

Sygnaliści – na co może się poskarżyć sygnalista? (przykłady)

Sygnalista – Kto to? jakie ma prawa?

Ustawa o sygnalistach – co nowego dla firm?

Dyrektywa o sygnalistach – co to jest i kogo dotyczy?