Przejdź do treści

Ustawa o sygnalistach – co nowego dla firm?

11 stycznia 2024 roku opublikowano projekt ustawy o sygnalistach, która implementuje do polskiego prawa unijną Dyrektywę (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE. Ustawa ta wprowadza szereg nowych obowiązków dla przedsiębiorców, ale także stwarza nowe możliwości.

Jakie zmiany wprowadza ustawa o sygnalistach?

Ustawa o sygnalistach wprowadza szereg zmian w polskim systemie prawnym, m.in.:

  • Definiuje pojęcie sygnalisty – osoby fizycznej, która zgłasza lub ujawnia informacje o naruszeniu prawa, o którym uzyskała wiedzę w związku z pracą, wykonywaniem zlecenia, umową o świadczenie usług, na podstawie stosunku cywilnoprawnego lub współpracy.
  • Określa rodzaje naruszeń, które można zgłaszać – m.in. korupcja, pranie pieniędzy, mobbing, dyskryminacja, naruszenia przepisów o ochronie środowiska i bezpieczeństwa żywności.
  • Nakłada na przedsiębiorców obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznego zgłaszania naruszeń – procedura ta musi określać sposób zgłaszania naruszeń, sposób ochrony sygnalistów oraz sposób prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
  • Przewiduje ochronę sygnalistów przed zwolnieniem i dyskryminacją – sygnaliści nie mogą być zwalniani ani dyskryminowani z powodu zgłoszenia naruszenia.
  • Ustanawia kary za niestosowanie się do przepisów ustawy – kary pieniężne w wysokości do 10 000 000 zł.

Jakie są nowe obowiązki dla przedsiębiorców?

Przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 osób będą zobowiązani do:

  • Wdrożenia procedury wewnętrznego zgłaszania naruszeń. Procedura ta musi określać:
    • Sposoby zgłaszania naruszeń: infolinia, skrzynka na skargi, formularz online, dedykowany adres e-mail, system whistleblowingowy.
    • Sposób ochrony sygnalistów: poufność danych osobowych, zakaz zwolnienia i dyskryminacji, ochrona przed działaniami odwetowymi.
    • Sposób prowadzenia postępowania wyjaśniającego: terminy, sposób gromadzenia dowodów, informowanie sygnalisty o wynikach postępowania.
  • Wyznaczenia osoby lub zespołu do obsługi zgłoszeń. Osoba lub zespół ten musi posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie do prowadzenia postępowań wyjaśniających.
  • Zapewnienia sygnalistom poufności i ochrony przed zwolnieniem i dyskryminacją.
  • Udzielania sygnalistom informacji zwrotnej o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia.

Jakie są nowe możliwości dla przedsiębiorców?

Ustawa o sygnalistach stwarza dla przedsiębiorców nowe możliwości, m.in.:

  • Zwiększenie zaufania do firmy. Wdrożenie procedury wewnętrznego zgłaszania naruszeń może pomóc firmie w budowaniu zaufania wśród klientów, pracowników i kontrahentów. Badania pokazują, że firmy z wdrożoną procedurą whistleblowingową są postrzegane jako bardziej transparentne i uczciwe.
  • Poprawa bezpieczeństwa i jakości. Zgłoszenia naruszeń mogą pomóc firmie w identyfikowaniu i eliminowaniu zagrożeń dla bezpieczeństwa i jakości. Przykładem może być zgłoszenie nieprawidłowości w procesie produkcyjnym, co może zapobiec wypadkowi lub awarii.
  • Uniknięcie kar. Ustawa o sygnalistach przewiduje kary za niestosowanie się do jej przepisów. Wdrożenie procedury whistleblowingowej może pomóc firmie uniknąć tych kar.
  • Wzrost motywacji i zaangażowania pracowników. Pracownicy, którzy mają możliwość zgłaszania naruszeń, czują się bardziej doceniani i zaangażowani w pracę.
  • Lepsze zarządzanie ryzykiem. Wdrożenie procedury whistleblowingowej może pomóc firmie w identyfikowaniu i zarządzaniu ryzykiem.

Jak wdrożyć procedurę wewnętrznego zgłaszania naruszeń?

Wdrożenie procedury wewnętrznego zgłaszania naruszeń to wieloetapowy proces, który obejmuje:

  • Określenie celów i zakresu procedury.
  • Zidentyfikowanie potencjalnych sygnalistów.
  • Wybór odpowiedniego kanału zgłaszania naruszeń.
  • Opracowanie procedury postępowania wyjaśniającego.
  • Zapewnienie ochrony sygnalistów.
  • Szkolenie pracowników z zakresu procedury.
  • Monitorowanie i ewaluacja procedury.

Ustawa o sygnalistach to ważny akt prawny, który nakłada na przedsiębiorców nowe obowiązki, ale także stwarza nowe możliwości. Wdrożenie procedury wewnętrznego zgłaszania naruszeń może przynieść firmie wiele korzyści.