Inspektor Ochrony Danych to osoba, która pilnuje, by firma lub instytucja przetwarzała dane osobowe zgodnie z RODO – doradza, kontroluje, szkoli i jest punktem kontaktowym dla UODO. Kancelaria pełni funkcję zewnętrznego Inspektora Ochrony Danych w ramach stałej, miesięcznej współpracy. Wspiera też firmy, które nie mają obowiązku powołania IOD, ale chcą mieć ochronę danych pod kontrolą.
Jeden miesięczny abonament – stały kontakt, coroczny przegląd, szkolenie pracowników i pomoc przy naruszeniach.
Wycenę przygotowujemy indywidualnie, po krótkiej rozmowie o Twojej organizacji.
Co obejmuje usługa Inspektora Ochrony Danych?
- Stały kontakt. Pytania o ochronę danych zadajesz na bieżąco – telefonicznie lub mailowo, bez osobnych zleceń.
- Coroczny przegląd zgodności z RODO. Sprawdzamy dokumentację i praktykę w organizacji i wskazujemy, co poprawić.
- Szkolenie pracowników. Praktyczne szkolenie z ochrony danych dla zespołu.
- Obsługa naruszeń i kontakt z UODO. Gdy dojdzie do incydentu, pomagamy ocenić ryzyko, przygotować zgłoszenie i prowadzić korespondencję z urzędem.
- Zadania IOD wynikające z RODO. Informowanie i doradztwo w zakresie obowiązków, monitorowanie przestrzegania przepisów, zalecenia co do oceny skutków dla ochrony danych, współpraca z UODO i pełnienie roli punktu kontaktowego – dla urzędu oraz dla osób, których dane dotyczą (art. 38 ust. 4 i art. 39 RODO).
Kto musi powołać Inspektora Ochrony Danych?
Zgodnie z art. 37 RODO obowiązek powołania IOD mają:
- organy i podmioty publiczne, np. urzędy, szkoły czy jednostki samorządu,
- podmioty, których główna działalność polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę,
- podmioty, których główna działalność polega na przetwarzaniu na dużą skalę danych szczególnych kategorii – np. danych o zdrowiu – lub danych dotyczących wyroków skazujących.
Nie wiesz, czy ten obowiązek dotyczy Twojej organizacji? Zadzwoń – ocenimy to podczas krótkiej rozmowy.
Stała opieka RODO dla firm bez obowiązku powołania IOD
Większość małych i średnich firm nie musi powoływać Inspektora Ochrony Danych – ale nadal odpowiada za dane klientów, kontrahentów i pracowników. Stała opieka RODO to to samo wsparcie w modelu miesięcznym, bez formalnego powołania IOD: masz do kogo zadzwonić, gdy dostawca systemu poinformuje o wycieku, gdy klient zażąda dostępu do swoich danych albo gdy wdrażasz nowe narzędzie w firmie. Zakres dopasowujemy do potrzeb i wielkości firmy.
Dlaczego zewnętrzny IOD?
- Niezależność. IOD nie może mieć konfliktu interesów (art. 38 ust. 6 RODO) – zewnętrzny inspektor nie łączy tej funkcji z innymi obowiązkami w firmie.
- Wiedza prawnicza. RODO wymaga od IOD wiedzy fachowej z zakresu prawa i praktyk ochrony danych (art. 37 ust. 5 RODO). Funkcję pełni radca prawny.
- Przewidywalny koszt. Stała miesięczna opłata zamiast etatu i dodatkowych faktur za każdą konsultację.
- Doświadczenie z różnych organizacji. Rozwiązania sprawdzone w praktyce, a nie wzory z internetu.
Dla kogo?
Kancelaria pełni funkcję IOD i zapewnia stałą opiekę RODO m.in. dla:
- placówek medycznych – przychodni i gabinetów,
- spółdzielni mieszkaniowych i wspólnot,
- firm usługowych i handlowych,
- organizacji pozarządowych – fundacji i stowarzyszeń.
Współpraca może odbywać się stacjonarnie w Białymstoku i okolicach albo zdalnie – z organizacjami z całej Polski.
Jak zaczynamy współpracę?
- Rozmowa i wycena. Poznajemy Twoją organizację: liczbę pracowników, rodzaj danych i używane systemy – i przedstawiamy ofertę.
- Przegląd na start. Sprawdzamy obecną dokumentację i praktykę, by wiedzieć, co wymaga uzupełnienia.
- Powołanie IOD. Przygotowujemy dokumenty powołania i pomagamy zawiadomić Prezesa UODO o wyznaczeniu inspektora – administrator ma na to 14 dni.
- Stała współpraca. Od tej chwili masz swojego inspektora: na co dzień, przy przeglądach i wtedy, gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego.
Ile kosztuje Inspektor Ochrony Danych?
Usługa rozliczana jest w stałym, miesięcznym abonamencie. Jego wysokość zależy od wielkości organizacji, liczby pracowników, rodzaju przetwarzanych danych i potrzebnego zakresu wsparcia. Wycenę przygotowujemy indywidualnie – zadzwoń lub napisz.
Najczęstsze pytania o Inspektora Ochrony Danych
Kliknij pytanie, aby zobaczyć odpowiedź.
Czy Inspektorem Ochrony Danych może być osoba z zewnątrz?
Tak. RODO pozwala, by IOD był pracownikiem administratora albo wykonywał zadania na podstawie umowy o świadczenie usług (art. 37 ust. 6 RODO).
Czy mała firma musi mieć Inspektora Ochrony Danych?
Zwykle nie. O obowiązku decyduje charakter głównej działalności, a nie wielkość firmy. Mała firma nadal musi jednak przestrzegać RODO – dlatego wiele firm wybiera stałą opiekę RODO bez formalnego powołania IOD.
Czy przychodnia lub gabinet lekarski musi powołać IOD?
To zależy od skali. Dane o zdrowiu należą do szczególnych kategorii danych, ale obowiązek powstaje przy ich przetwarzaniu na dużą skalę. Pojedyncza praktyka lekarska zwykle tego warunku nie spełnia (motyw 91 RODO), natomiast przychodnie obsługujące wielu pacjentów – co do zasady tak. Każdy przypadek warto ocenić indywidualnie.
Czy spółdzielnia mieszkaniowa lub wspólnota musi mieć IOD?
Zazwyczaj nie ma takiego obowiązku. Spółdzielnie i wspólnoty przetwarzają jednak dane setek mieszkańców, często także nagrania z monitoringu, dlatego wiele z nich powołuje inspektora dobrowolnie albo korzysta ze stałej opieki RODO.
Co się zmienia, jeśli powołamy IOD dobrowolnie?
Inspektor powołany dobrowolnie podlega tym samym zasadom co obowiązkowy – dotyczą go te same wymogi i zadania. Jeśli nie potrzebujesz formalnego IOD, a jedynie stałego wsparcia, lepszym rozwiązaniem bywa stała opieka RODO.
Czy IOD odpowiada za naruszenia RODO w firmie?
Za zgodność przetwarzania z RODO odpowiada administrator, czyli firma lub instytucja. Inspektor doradza, monitoruje i wskazuje ryzyka – dzięki temu łatwiej uniknąć błędów i odpowiednio zareagować, gdy coś pójdzie nie tak.
Co zrobić po powołaniu IOD?
Administrator musi w ciągu 14 dni zawiadomić Prezesa UODO o wyznaczeniu inspektora i opublikować jego dane kontaktowe, np. na swojej stronie internetowej. W ramach współpracy przygotowujemy te formalności.
Doszło już do wycieku lub incydentu? Zobacz, jak pomagamy przy naruszeniach ochrony danych.
Porozmawiajmy o Inspektorze Ochrony Danych dla Twojej organizacji
Zadzwoń lub napisz – przygotujemy wycenę dopasowaną do Twojej firmy lub instytucji. Kancelaria Radcy Prawnego Emilia Więsław, ul. Akademicka 6 lok. 13, Białystok. Współpracujemy także zdalnie, w całej Polsce.
Przepisy: art. 37–39 RODO (pełna treść)
Artykuł 37. Wyznaczenie inspektora ochrony danych
1. Administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają inspektora ochrony danych, zawsze gdy:
a) przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości;
b) główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę; lub
c) główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9, lub danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych, o czym mowa w art. 10.
2. Grupa przedsiębiorstw może wyznaczyć jednego inspektora ochrony danych, o ile można będzie łatwo nawiązać z nim kontakt z każdej jednostki organizacyjnej.
3. Jeżeli administrator lub podmiot przetwarzający są organem lub podmiotem publicznym, dla kilku takich organów lub podmiotów można wyznaczyć – z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości – jednego inspektora ochrony danych.
4. W przypadkach innych niż te, o których mowa w ust. 1, administrator, podmiot przetwarzający, zrzeszenia lub inne podmioty reprezentujące określone kategorie administratorów lub podmiotów przetwarzających mogą wyznaczyć lub jeżeli wymaga tego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, wyznaczają inspektora ochrony danych. Inspektor ochrony danych może działać w imieniu takich zrzeszeń i innych podmiotów reprezentujących administratorów lub podmioty przetwarzające.
5. Inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39.
6. Inspektor ochrony danych może być członkiem personelu administratora lub podmiotu przetwarzającego lub wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług.
7. Administrator lub podmiot przetwarzający publikują dane kontaktowe inspektora ochrony danych i zawiadamiają o nich organ nadzorczy.
Artykuł 38. Status inspektora ochrony danych
1. Administrator oraz podmiot przetwarzający zapewniają, by inspektor ochrony danych był właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych.
2. Administrator oraz podmiot przetwarzający wspierają inspektora ochrony danych w wypełnianiu przez niego zadań, o których mowa w art. 39, zapewniając mu zasoby niezbędne do wykonania tych zadań oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania, a także zasoby niezbędne do utrzymania jego wiedzy fachowej.
3. Administrator oraz podmiot przetwarzający zapewniają, by inspektor ochrony danych nie otrzymywał instrukcji dotyczących wykonywania tych zadań. Nie jest on odwoływany ani karany przez administratora ani podmiot przetwarzający za wypełnianie swoich zadań. Inspektor ochrony danych bezpośrednio podlega najwyższemu kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego.
4. Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia.
5. Inspektor ochrony danych jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania swoich zadań – zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego.
6. Inspektor ochrony danych może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów.
Artykuł 39. Zadania inspektora ochrony danych
1. Inspektor ochrony danych ma następujące zadania:
a) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
b) monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
c) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35;
d) współpraca z organem nadzorczym;
e) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.
2. Inspektor ochrony danych wypełnia swoje zadania z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.
Źródło: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), EUR-Lex.
Autor: radca prawny Emilia Więsław, Inspektor Ochrony Danych. Podstawa prawna: art. 37–39 rozporządzenia RODO oraz ustawa o ochronie danych osobowych. Stan prawny: październik 2026 r.