Od 8 lipca 2026 r. obowiązują zmiany w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy, które istotnie rozszerzają instrumenty PIP w sprawach dotyczących pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych. Dotyczy to również umów zlecenia i współpracy B2B, jeżeli rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków może odpowiadać cechom stosunku pracy.
Dla firmy nie oznacza to, że każda umowa zlecenia jest wadliwa albo powinna zostać zastąpiona etatem. Oznacza natomiast, że warto ocenić nie tylko nazwę i treść dokumentu, lecz przede wszystkim faktyczny model współpracy, sposób zarządzania pracą oraz dokumentację stosowaną w praktyce.
Najważniejsze wnioski
Od 8 lipca 2026 r. PIP ma już ustawową kompetencję do stwierdzania – w drodze decyzji – istnienia stosunku pracy, jeżeli praca jest faktycznie wykonywana za wynagrodzeniem w warunkach właściwych dla stosunku pracy z art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Decyzja nie jest jednak automatycznym skutkiem kontroli: ustawa przewiduje wcześniejsze polecenie usunięcia naruszenia oraz postępowanie z udziałem stron.
Przy ocenie umowy zlecenia znaczenie ma całokształt relacji, a nie pojedynczy zapis umowy lub jedna cecha współpracy. Szczególnie istotne są: kierownictwo firmy nad sposobem wykonywania pracy, narzucone miejsce i czas, osobiste wykonywanie zadań oraz organizacyjne podporządkowanie wykonawcy.
Firma korzystająca ze zleceń powinna przeprowadzić audyt umów zlecenia i rzeczywistych zasad współpracy. Warto przy tym sprawdzić spójność umowy z regulaminami, grafikami, korespondencją, poleceniami służbowymi, ewidencją czasu i sposobem rozliczania usług.
Co zmieniło się od 8 lipca 2026 r.?
Najważniejsza informacja jest jednoznaczna: opisane niżej rozwiązania nie są już wyłącznie projektem ani zapowiedzią. Zostały uchwalone ustawą z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, ogłoszoną w Dz.U. z 2026 r. poz. 473. Zasadnicza część zmian weszła w życie 8 lipca 2026 r.
Nowelizacja dodała do art. 11 ustawy o PIP art. 11 ust. 1 pkt 7a. Przepis pozwala właściwemu organowi PIP stwierdzić w decyzji istnienie stosunku pracy, gdy strony zawarły umowę cywilnoprawną albo gdy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których – zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy – powinna zostać zawarta umowa o pracę.
Ustawa wiąże wydanie tej decyzji z niewykonaniem przez podmiot polecenia dotyczącego usunięcia naruszenia. Polecenie może dotyczyć funkcjonowania umowy cywilnoprawnej albo niezawarcia umowy o pracę, gdy w relacji dominują cechy stosunku pracy. Przed jego wydaniem strony powinny mieć możliwość przedstawienia swojego stanowiska.
Zmianie uległ też zakres kontroli. PIP może kontrolować zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach, w których – według art. 22 § 1 Kodeksu pracy – powinna zostać zawarta umowa o pracę, także u przedsiębiorcy, który formalnie nie jest pracodawcą. Dotyczy to podmiotów, na rzecz których w dniu kontroli lub w ciągu poprzedniego roku wykonywały pracę osoby fizyczne, również prowadzące działalność gospodarczą. Podstawa prawna: art. 13 pkt 1 ustawy o PIP.
Umowa zlecenia a umowa o pracę – liczy się praktyka
Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną regulowaną przez Kodeks cywilny. Co do zasady jej przedmiotem jest wykonywanie określonych czynności dla dającego zlecenie, a strony mają znacznie większą swobodę w kształtowaniu wzajemnych obowiązków niż w stosunku pracy.
Umowa o pracę jest natomiast szczególnym stosunkiem prawnym uregulowanym w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy pracownik zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Art. 22 § 1[1] Kodeksu pracy ustanawia zasadę, według której zatrudnienie w warunkach określonych w art. 22 § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Z kolei art. 22 § 1[2] Kodeksu pracy zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy właściwych dla stosunku pracy.
Cechy stosunku pracy
W praktyce ocena nie powinna ograniczać się do odhaczenia jednej cechy. Organ PIP lub sąd analizuje całokształt ustaleń stron i sposób realizacji współpracy.
| Okoliczność | Co może wskazywać na stosunek pracy? | Co wymaga szczególnej oceny? |
| Kierownictwo | Firma na bieżąco wydaje wiążące polecenia dotyczące sposobu, kolejności i organizacji pracy | Samo ustalanie standardów usługi lub oczekiwanego rezultatu nie musi oznaczać kierownictwa pracowniczego |
| Czas pracy | Stałe godziny, obowiązkowy grafik, dyżury i konieczność uzyskiwania zgody na nieobecność | Harmonogram może wynikać z potrzeb usługi, ale nie powinien zastępować typowej organizacji czasu pracy |
| Miejsce pracy | Stała praca w miejscu jednostronnie wskazanym przez firmę | Konieczność wykonania czynności u klienta lub w określonej lokalizacji nie przesądza samodzielnie o etacie |
| Osobiste świadczenie | Obowiązek osobistego wykonywania zadań bez realnej możliwości zastępstwa | Klauzula zastępstwa ma znaczenie tylko wtedy, gdy jest rzeczywiście możliwa i zgodna z charakterem usługi |
| Podporządkowanie organizacyjne | Włączenie w strukturę firmy, przełożeni, typowy zakres obowiązków pracownika, udział w stałym procesie pracy | Korzystanie z narzędzi firmy, adresu e-mail lub procedur bezpieczeństwa nie rozstrzyga samoistnie |
| Wynagrodzenie | Stała miesięczna płatność związana z dyspozycyjnością i wykonywaniem bieżącej pracy | Sam sposób rozliczenia nie przesądza o charakterze umowy; istotny jest cały model współpracy |
W szczególności nie należy zakładać, że możliwość posłużenia się zastępcą automatycznie przesądza o cywilnoprawnym charakterze relacji. Podobnie pojedyncze elementy, takie jak praca zdalna, wystawianie rachunku, prowadzenie działalności gospodarczej lub korzystanie z własnego sprzętu, nie wykluczają samodzielnie ustalenia istnienia stosunku pracy. Decydują rzeczywiste warunki wykonywania pracy.
Co PIP może sprawdzić podczas kontroli?
PIP sprawuje nadzór i kontrolę przestrzegania prawa pracy, w tym przepisów dotyczących stosunku pracy oraz legalności zatrudnienia. Do jej zadań należy też kontrola wypłacania wynagrodzenia w wysokości odpowiadającej minimalnej stawce godzinowej przy umowach zlecenia i umowach o świadczenie usług objętych ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Podstawa prawna: art. 10 ust. 1 pkt 1, 3 i 15b ustawy o PIP.
W toku kontroli inspektor może żądać informacji od osób wykonujących pracę, przesłuchiwać je oraz żądać akt i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników i osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Może również sprawdzać tożsamość osób wykonujących pracę oraz sporządzać kopie dokumentów i zestawienia potrzebne dla celów kontroli. Podstawa prawna: art. 23 ust. 1 pkt 3, 5, 8 i 9 ustawy o PIP.
Od 8 lipca 2026 r. ustawa przewiduje również możliwość przeprowadzenia kontroli lub określonych czynności zdalnie, gdy jest to uzasadnione i nie sprzeciwia się celowi kontroli. Nie ogranicza to jednak pozostałych uprawnień inspektora, w tym możliwości żądania dokumentów i wyjaśnień. Podstawa prawna: art. 26 ust. 5–8 ustawy o PIP.
Dla przedsiębiorcy oznacza to praktyczną potrzebę przygotowania nie tylko samych umów zlecenia. Istotne mogą być także grafiki, ewidencje godzin, zakresy czynności, regulaminy, zasady raportowania, komunikacja z osobą wykonującą zlecenie, obieg poleceń oraz dowody sposobu rozliczenia usługi.
Nowe kompetencje PIP wobec umów cywilnoprawnych
Nowe kompetencje PIP umowy zlecenia dotyczą przede wszystkim procedury reagowania na sytuację, w której model współpracy może odpowiadać stosunkowi pracy. Ustawa nie wprowadza zasady, że PIP automatycznie „zamienia” każde zlecenie w etat.
Jeżeli PIP uzna, że w relacji dominują cechy stosunku pracy, właściwy organ może wydać pisemne polecenie usunięcia naruszenia. Dopiero niewykonanie polecenia stanowi warunek wydania decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy na podstawie art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy o PIP.
Postępowanie w sprawie decyzji prowadzi okręgowy inspektor pracy. Stronami są podmiot i osoba, których decyzja może dotyczyć; organ zawiadamia je o wszczęciu postępowania. Okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję albo wnieść powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, zwłaszcza gdy konieczne byłoby ustalanie relacji za okres wcześniejszy niż ten, który może objąć decyzja. Podstawa prawna: art. 33a ustawy o PIP.
Decyzja ma określać m.in. strony umowy o pracę, rodzaj umowy, datę jej zawarcia, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia. Jeżeli materiał dowodowy nie pozwala na ustalenie części tych elementów, ustawa przewiduje określone reguły uzupełniające, np. wskazanie umowy na czas nieokreślony, pełnego etatu lub minimalnego wynagrodzenia. Podstawa prawna: art. 34 ust. 2b–2f ustawy o PIP.
Od decyzji w sprawie stwierdzenia stosunku pracy przysługuje odwołanie do sądu pracy, wnoszone na piśmie za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Podstawa prawna: art. 34 ust. 5a ustawy o PIP oraz art. 477^7b § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.
Skutki stwierdzenia stosunku pracy
Potencjalne skutki zależą od podstawy rozstrzygnięcia, zakresu ustaleń, czasu trwania relacji oraz konkretnych okoliczności sprawy. Nie można więc z góry przesądzać ich pełnego zakresu w odniesieniu do każdej umowy zlecenia.
Jeżeli istnienie stosunku pracy zostanie skutecznie stwierdzone w decyzji PIP albo prawomocnym orzeczeniu sądu, mogą pojawić się roszczenia wynikające z prawa pracy, np. dotyczące wynagrodzenia, czasu pracy, urlopu czy ochrony przed rozwiązaniem stosunku pracy. Zakres roszczeń wymaga jednak indywidualnej oceny stanu faktycznego i przepisów właściwych dla danego okresu.
Ustawa z 11 marca 2026 r. wiąże z decyzją PIP skutki na gruncie prawa pracy, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego oraz obowiązkowych wpłat na fundusze przewidziane w odrębnych przepisach. Dotyczy to decyzji od dnia jej wydania, z uwzględnieniem zasad jej wykonalności i ewentualnego odwołania. Podstawa prawna: art. 34 ust. 2j–2k ustawy o PIP.
Nowelizacja przewiduje także reguły dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń oraz dokumentów rozliczeniowych po ostatecznej decyzji lub prawomocnym orzeczeniu sądu. Przepisy stanowią m.in., że składki opłacone wcześniej z tytułu zlecenia lub działalności mogą zostać uznane za opłacone na poczet należności z tytułu pracowniczego, na warunkach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.
W zakresie wykroczeń należy zachować ostrożność. Kodeks pracy przewiduje odpowiedzialność za zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 powinna zostać zawarta umowa o pracę. Od 8 lipca 2026 r. nowelizacja podniosła ustawowe granice grzywien m.in. w art. 281–283 Kodeksu pracy; przed publikacją warto każdorazowo potwierdzić aktualne brzmienie tych przepisów i adekwatność podstawy do konkretnego naruszenia.
Audyt umów zlecenia – checklista dla przedsiębiorcy
Przedsiębiorca korzystający z umów zlecenia powinien analizować dokumenty razem z codzienną praktyką współpracy. Pomocna może być następująca checklista:
- Czy zleceniobiorca ma rzeczywistą swobodę co do miejsca i czasu wykonywania zlecenia, w granicach wynikających z rodzaju usługi?
- Czy umowa opisuje zakres usług lub oczekiwany rezultat, zamiast odtwarzać pracowniczy zakres obowiązków wraz z bieżącym kierowaniem sposobem pracy?
- Czy zleceniobiorca może posłużyć się zastępcą, gdy pozwala na to charakter usługi, a postanowienie to ma realny, a nie wyłącznie formalny charakter?
- Czy firma narzuca stałe godziny, grafiki, dyżury, obowiązek pozostawania do dyspozycji lub bieżące polecenia w sposób typowy dla relacji pracowniczej?
- Czy zleceniobiorca jest włączony w strukturę organizacyjną firmy podobnie jak pracownik, np. podlega stałemu przełożonemu i uczestniczy w procedurach właściwych wyłącznie dla etatu?
- Czy wynagrodzenie, ewidencja godzin i sposób rozliczenia odpowiadają rzeczywistemu charakterowi umowy oraz obowiązkom wynikającym z przepisów o minimalnej stawce godzinowej?
- Czy umowa, regulaminy, zakresy obowiązków, korespondencja, narzędzia raportowania i codzienna praktyka współpracy są ze sobą spójne?
- Czy firma potrafi wskazać gospodarcze i organizacyjne uzasadnienie wyboru umowy cywilnoprawnej w konkretnym przypadku?
- Czy osoba wykonuje obowiązki tożsame z pracownikami etatowymi? Jeżeli tak, czy istnieją rzeczywiste różnice w samodzielności, organizacji pracy, odpowiedzialności lub sposobie świadczenia usług?
- Czy dokumentacja i sposób zarządzania współpracą nie wskazują na faktyczne podporządkowanie pracownicze?
Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których ten sam model współpracy jest stosowany wobec wielu osób, zwłaszcza gdy pracują one według stałego grafiku, w stałej lokalizacji, pod bezpośrednim nadzorem i wykonują zadania identyczne jak pracownicy zatrudnieni na etatach.
Kiedy warto skonsultować sprawę z radcą prawnym?
Konsultacja jest szczególnie uzasadniona przed wdrożeniem nowego modelu współpracy opartego na zleceniach, kontraktach B2B albo mieszanych formach zatrudnienia. Warto ją rozważyć również wtedy, gdy firma planuje ujednolicić zasady pracy osób zatrudnionych na różnych podstawach prawnych.
Pomocy wymaga często nie tylko projekt umowy. Analiza powinna obejmować rzeczywiste procesy: grafiki, podział odpowiedzialności, relacje z przełożonymi, zasady zastępstw, system raportowania, korzystanie z narzędzi firmowych i sposób dokumentowania czasu świadczenia usług.
Istotna może być również konsultacja po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli PIP, w toku kontroli lub przed udzieleniem wyjaśnień. Pozwala to uporządkować dokumentację i przygotować stanowisko uwzględniające konkretne okoliczności faktyczne, bez tworzenia dokumentów pozornych lub zmieniania praktyki wyłącznie dla potrzeb kontroli.
W kancelarii realizujemy porady prawne w tym zakresie także w formie zdalnej.
Podsumowanie
Nowe kompetencje PIP umowy zlecenia wymagają od przedsiębiorców przede wszystkim rzetelnego spojrzenia na faktyczny sposób organizowania współpracy. Sama prawidłowo nazwana umowa nie eliminuje ryzyka, jeżeli codzienna praktyka wskazuje na wykonywanie pracy w warunkach typowych dla etatu.
Jeżeli firma korzysta z umów zlecenia lub kontraktów B2B, warto przeprowadzić audyt dokumentów i praktyki współpracy przed kontrolą PIP, a nie dopiero po jej rozpoczęciu. Kancelaria Radcy Prawnego Emilia Więsław może pomóc w analizie modelu zatrudnienia, dokumentacji oraz ryzyk właściwych dla konkretnej sytuacji przedsiębiorcy.